Inleiding

BiblioPlus verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie rondom al onze diensten en producten. De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet.

Opbouw Privacyverklaring

In de inleiding van dit document is informatie te vinden over BiblioPlus. BiblioPlus is de organisatie verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. In de onderstaande paragrafen beschrijven wij welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doelen wij dit doen. Ook lichten wij toe voor welke diensten wij de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag wij dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatste is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met BiblioPlus.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren wij uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

Bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Ja, in de meeste gevallen wel. Want in veel gevallen is het nodig om uw persoonsgegevens te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst (in veel gevallen: het lidmaatschap van de bibliotheek).
Voor andere diensten bent u niet verplicht om gegevens te verstrekken. Voor sommige extra producten en diensten zoals onze nieuwsbrief vragen wij dan eerst uw toestemming voordat wij (meer) persoonsgegevens van u verzamelen of voordat wij gegevens die wij al hebben voor andere doeleinden gebruiken dan uitvoering geven aan het lidmaatschap.

BiblioPlus heeft een eigen nieuwsbrief. Voor het versturen van de nieuwsbrief vragen wij om uw toestemming. Voor het versturen van de nieuwsbrief mogen wij uw persoonsgegevens, die wij hebben gekregen voor het lenen van boeken en e-books, niet gebruiken. Dit komt omdat u de persoonsgegevens heeft afgegeven voor een ander doel dan het versturen van een nieuwsbrief.

BiblioPlus heeft camera's in de bibliotheek hangen. Daarvoor hebben wij gekozen omdat in de afgelopen jaren een aantal diefstallen heeft plaatsgevonden. Onze regels zijn in lijn met de voorschriften en beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens voor cameratoezicht.

Gegevens verzameld bij anderen?

BiblioPlus verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen wij van de betrokkenen zelf. Uitzondering hierop zijn gegevens die worden verkregen van scholen en kinderopvangorganisaties waarmee BiblioPlus een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten (De Bibliotheek op school: DBos). In dat geval fungeert de BiblioPlus als verwerker.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

BiblioPlus is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. 

Wie is de functionaris van gegevensbescherming?

BiblioPlus heeft, gezien zijn omvang van minder dan 250 werknemers gekozen voor een externe functionaris gegevensbescherming.

Welke persoongegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten

Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u: 

• (categorie 1) Naam en contactgegevens:
  Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.
• (categorie 2) Betaalgegevens:
  Dit is uw rekeningnummer.
• (categorie 3) Leengegevens:
  Dit zijn de gegevens over de boeken en e-books die u hebt geleend. 

Voor welke doelen gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen.

A.   Leveren van diensten.
A1. Inschrijven in onze systemen.
A2. Opmaken van overeenkomst voor het abonnement.
A3. Klantenservice.
A4. Authenticatie van de klant.
A5. Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen.

B.   Onderzoek en statistiek.
B1. Bijhouden van aantal nieuwe klanten per regio.
B2. Analyseren van deze data.
B3. Verbeteren van onze website.

C.   Juridische geschillen.
C1. Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil. 

Om het inloggen op onze online omgevingen eenvoudiger en efficiënter te maken enom toegang te verlenen tot zowel de diensten van BiblioPlus als andere bibliotheekdiensten zoals de online Bibliotheek (van de Koninklijke Bibliotheek).

Voor welke diensten gebruiken wij uw gegevens?

• Dienst 1: inschrijven van een klant.
  Voor het inschrijven van een klant gebruikt BiblioPlus persoonsgegevens uit de 1e categorie. Dit heeft als doel het inschrijven van een nieuw lid om vervolgens diensten te kunnen leveren.
  
• Dienst 2: uitlenen en innemen van materialen.
  Voor het uitlenen van materialen gebruikt BiblioPlus persoonsgegevens uit de 1e en 2e categorie.
• Dienst 3: overige verwerkingen.
  BiblioPlus verwerkt verder persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie, daar waar nodig. Dit kan zijn bij het gebruik van de klantenservice door een klant, het doen van onderzoek en bij het afhandelen van juridische geschillen. Ook kan het zijn dat BiblioPlus uw persoonsgegevens moet verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Dienst 4: interbibliothecair leenverkeer.
  BiblioPlus verwerkt de persoonsgegevens uit de 1e categorie bij het opvragen van werken uit de catalogus van een andere bibliotheek. 

Op basis van welke grondslagen gebruiken wij uw gegevens?

Toestemming
BiblioPlus gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via de website, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen en een hokje kan aanvinken. Deze toestemming bewaart BiblioPlus ter registratie.

Overeenkomst
BiblioPlus gebruikt voor het uitlenen van boeken of e-books abonnement met een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in het systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.

Taak van algemeen belang
BiblioPlus gebruikt voor de bibliotheekfuncties op grond van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen persoonsgegevens. 

Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming

BiblioPlus maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Bibliotheek BiblioPlus bijvoorbeeld niet aan profiling doet.

Delen wij de gegevens met andere partijen?

BiblioPlus deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de leenovereenkomst. Dit is in ons geval de Provinciale Ondersteuningsinstelling. Deze instelling is een dienstverlener die zorgt voor het functioneren, het beheer en het onderhoud van de software waarmee wij leden en transacties administreren, en waarmee wij onze collectie administreren.

Als lid van BiblioPlus kunt u gebruik maken van verschillende aanvullende landelijke diensten die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek. Via de website www.onlinebibliotheek.nl kunt u bijvoorbeeld e-books lenen. Ook op de website www.bibliotheek.nl worden specifieke diensten door de Koninklijke Bibliotheek aangeboden. Om van deze diensten gebruik te kunnen maken, dient u op de website(s) voor de desbetreffende diensten een account aan te maken.

Wij wisselen op voorhand een beperkte set persoonsgegevens met de Koninklijke Bibliotheek uit om het mogelijk te maken dat u door de Koninklijke Bibliotheek als lid van de bibliotheek wordt herkend. Op het moment dat u een account voor deze dienst(en) aanmaakt geeft u hiermee toestemming voor het verstrekken van uw lidmaatschapsgegevens van BiblioPlus aan de Koninklijke Bibliotheek. De Koninklijke Bibliotheek koppelt deze gegevens vervolgens aan dit nieuwe account. Zij verwerkt deze gegevens overeenkomstig haar eigen privacyverklaring: https://www.onlinebibliotheek.nl/klantenservice/privacy-policy.html.

Als u gebruik maakt van de diensten via www.onlinebibliotheek.nl en/of www.bibliotheek.nl, kunt u voor uw rechten als betrokkene rechtstreeks contact opnemen met de Koninklijke Bibliotheek. U kunt van modelbrieven gebruik maken en die zijn beschikbaar op: https://www.kb.nl/avginzage.

Verder is het voor leden mogelijk om via interbibliothecair leenverkeer werken op te vragen uit de collectie van een andere bibliotheek. Bij het leveren van deze dienst is het noodzakelijk om uw naam en lidmaatschapsnummer te verstrekken aan de andere bibliotheek.

Daarnaast maakt BiblioPlus gebruik van een aantal leveranciers voor bijvoorbeeld softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld de zorgvuldige omgang met uw gegevens.
Soms is BiblioPlus verplicht om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat, anders niet.

BiblioPlus zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat wij afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is. 

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

BiblioPlus verwerkt persoonsgegevens alleen binnen de EU. Aangezien de privacyverklaring van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft BiblioPlus een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals hierboven is duidelijk gemaakt verwerken wij alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren wij verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers en vrijwilligers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, indien wij uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• (categorie 1) Naam en contactgegevens
  Deze gegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en 5 jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.
• (categorie 2) Betaalgegevens
  Deze gegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar. In het geval van een betaalde product of dienst (niet lidmaatschap), bewaren wij de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.
• (categorie 3) Leengegevens:
  Deze gegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en 5 jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.  

Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

BiblioPlus vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons. Onder het kopje ‘contact’ vindt u het contactformulier. Via dit formulier kunt u gebruik maken van de volgende rechten: 

• Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
• Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
• Het recht van beperking: gedurende de periode dat wij bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
• Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
• Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar avg@biblioplus.nl of bellen met +31
(0)485 583 500. U kunt hiervoor contact opnemen met onze privacy officer Anton Honing. 

Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: autoriteit persoonsgegevens

BiblioPlus vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen via avg@biblioplus.nl of bellen met +31 (0)485 583 500. U kunt hiervoor contact opnemen met onze privacy officer Anton Honing.